Beschreibung
Datum/Ort/Foto
Kommunikationshürden
ID:110316
Bei der Kommunikation mit der Verwaltung wurden seit der letzten Systemanpassung unnötige Hürden aufgebaut. Derzeit ist es aus unverständlichen Gründen nicht möglich PDFs oder sonstige Anhänge an die Verwaltung zu senden. Entsprechende Anhänge werden ohne entsprechendes Feedback an Sender und Empfänger mit der gesamten Mail blockiert. Darüber hinaus gibt es generell keine automatische Eingangsbestätigung, so dass der Bürger stets im Unklaren bleibt, ob seine Mail nun dem Filter des Systems unterlegen ist oder ob die Mail das Ziel erreicht hat. Dies ist an anderen öffentlichen Stellen bereits übliche Praxis. Im Zeitalter der Digitalisierung muss man derzeit demnach zur anachronistischen Versendung auf dem Papierweg/Postweg zurückkehren, um die Sicherheit zu erhalten, dass Unterlagen tatsächlich beim Empfänger in der Verwaltung ankommen. Weder im Sinne der Arbeitseffektivität noch im Sinne ökologischer Nachhaltigkeit und der Kostensenkung kann dies gewollt sein. Weiterhin besteht die Problematik, dass sämtliche Ausgänge der Verwaltung mit Anhang automatisch per Outlook komprimiert werden, und als "winmail.dat" angefügt werden. Bürger die kein Outlook verwenden und mit anderer Software arbeiten erhalten eine für sie nicht zu öffnende Datei und somit nicht die notwendigen und für sie bestimmten Informationen. Die beschriebenen Probleme sind nicht durch Sicherheitsargumentationen zu begründen. Durch erfahrene Administratoren können die Probleme kurzfristig und ohne Sicherheitslücken behoben und so eine zeitgemäße Kommunikationsinfrastruktur geschaffen werden .
18.09.2019
IT / Verwaltung
Antwort der Kommune:
18.11.2019 - Aus den verschiedenen Medien ist immer wieder zu hören, dass Server und Arbeitsplätze von Unternehmen, Betrieben, Ämtern und Gemeinden durch Schadsoftware „stillgelegt“ werden. Das ist in vielen Fällen möglich, weil die entsprechenden Unternehmen durch Schadsoftware erfolgreich angegriffen wurden, die über E-Mail Server in die Systeme gelangen konnte. Wir bemühen uns darum, Risiken für die Gemeinde abzuwenden und die verarbeiteten Daten zu schützen. Aus diesem Grund haben wir unsere E-Mail-Einstellungen so vorgenommen, dass die derzeit bekannten technischen Einfallstore geschlossen sind.
Unsere Einstellungen umfassen unter anderem, dass es nicht mehr möglich ist Office-Anhänge (.doc(x) / .xls(x) / etc.) mit uns per E-Mail auszutauschen, da hier schadhafte Software enthalten sein kann.
E-Mails mit entsprechendem Anhang werden sofort abgefangen und gelangen nicht bis zum Empfänger.
PDF-Anhänge können versendet und empfangen werden, sofern der Anhang 8 MB nicht überschreitet und keine Office-Datei zusätzlich anhängt.
Sollte es notwendig sein, größere Dateien oder Office-Anhänge auszutauschen, bieten wir hierfür eine eigene Cloud-Lösung an, wenden Sie sich in diesem Fall bitte direkt an den jeweiligen Sachbearbeiter.
Automatische Antworten werden nicht gesendet, da diese auch Versender von Spam und/oder schadhafter Software informiert, dass die E-Mail-Adresse gültig ist.
Wenn Sie eine Eingangsbestätigung wünschen, bitten Sie in Ihrer E-Mail darum. Der Sachbearbeiter in unserem Haus, kann Ihnen dann gern eine manuell erstelle Rückmeldung geben.
Unsere E-Mails werden im gängigen Rich-Text-Format versendet, welches mehr Sicherheit bietet als HTML-Text und mehr Komfort hat als nur Text.
Sollte Ihre E-Mail-Software dieses Format nicht unterstützen wird, wie von Ihnen beschrieben, der Anhang in eine winmail.dat gepackt.